打ち合わせをする際に、議論するだけで決定ができなかったり、なかなか円滑に進まなかったり、誰が何をやるか不明瞭なまま終わったりすることはありませんか！？
デジタル制作の現場でも、キックオフMTG、全体定例、チーム内定例、などなど多々あるのですが、ファシリテーションがしっかりしていないと、スムーズな進行ができません。
主に、アカウント（プロデューサー、ディレクター）やプロジェクトマネージャーが担当することが多いのですが、
なぜ「ファシリテーションが必要なのか？」「どういうスキルなのか？」「実際の現場ではどんな風に進めているのか？」を解説していきたいと思います。
ファシリテーションとは？
英語で「ファシリテイト（facilitate）」を直訳してみると、「容易にする、楽にする、促進する」という意味で出てきます。
ビジネスにおける「ファシリテーション（facilitation）」は会議やミーティングという限定的なシチュエーションの中になりますが、円滑に進行をするというスキル（技法）のことを指します。
また、ファシリテーションを行う人を「ファシリテーター（facilitator）」と呼称します。
具体的にファシリテーションでは以下のようなことを行います。
・会議や打ち合わせの目的を理解させる。
・参加者の発言を促す。
・出てきた様々な意見を理解し、整理する。
・議論が違う方向へ脱線しそうになった場合、修正を促す。
・打ち合わせの時間を管理し、決めるべき優先度を見極める。
・終了時には、誰が、いつ、何をするかなどをまとめて、決議事項を再度確認して総意を形成する。
このようにやるべきことが多くありますが、これを毎回の会議、打ち合わせ、ミーティングで行うことで、
明確にチーム内の共通理解をさせることができ、個々の役割やタスクもはっきりすることで、不明瞭なことがなくなります。そうすることでプロジェクト全体にもスムーズな進行になっていくという効果をもたらします。
会議、打ち合わせ、ミーティングで起こるダメな例
皆さんがビジネスを進める上で、社内外問わずに会議、打ち合わせ、ミーティングは避けて通れないものだと思いますが、過去思い返していただくと、残念な会議、打ち合わせ、ミーティングなどはありませんでしたでしょうか？
そこには色々な理由があると思いますが、おそらく以下のポイントのいずれかに当てはまるかと思います。
・参加者が理解をしていない
・何を決めるべきかが分からない。
・上下関係を気にしてしまう。
・誰が何をやるかが不明瞭なまま終わる。
・時間がなくなってしまう。
・脱線してしまう。
・アウトプット（ビジュアライズ or 議事録）がないので、話だけで終わり後で見返せない。
いかがでしょうか。
こちらはやってはいけない事なのですが、これが起こるとプロジェクト全体の進行にも弊害が出てきてしまいます。
さらにはメンバーのモチベーションの低下などにも繋がってしまいます。
このようなことを防ぐためにも、ファシリテーションスキルを持つ、ファシリテーターが必要なのです。
ファシリテーションのメリット
ファシリテーションを行うと、前項のような問題を防ぐことができます。
もう少し明確にメリットを整理してみましょう。
ゴールや決めるべき内容・議論すべき事項が明確になる。
ファシリテーターがいると、何を議論して、何を決めるべきかを明確にしてくれます。
多様なレイヤーや役職で行われる打ち合わせ・ミーティングが行われる場合、特定の人たちのみしか目的を理解していないことがあります。
きちんと議論する内容についての背景や経緯、また意図や理由など共通認識を持たせてくれるので、参加者が全員解決したい方向を見ながら打ち合わせ・ミーティングを進めることができます。
役職などに縛られず、多様な視点での議論が形成されやすくなる。
上長など役職のポジションが高い方々が参加される打ち合わせ・ミーティングの場合は、発言権の強さが偏ることがあります。
クライアントと請負の会社や、会社内でも役員・部長クラスと一般社員、などシチュエーションは様々です。
その際にファシリテーターがいると、発言の機会をなるべく平等に近いように与えてくれます。さらに、上手なファシリテーションであれば、なるべく発言しにくいような立場の方で、重要度が高そうな意見の場合には「もう少し具体的に教えていただけますか？」「その場合どのような◯◯が予想されますか？」など、意見を広げる質問をしてくれます。
そうすることで、多様な視点で偏りが少ない議論を行うことができます。
話が脱線した場合でも、正しい方向へ立て直してくれる。
よく特定の議論に熱くなってしまった場合や、理想に対しての議論をする場合など、本来決めるべき事項の議論からかけ離れる場合があります。これも上司やクライアントの場合だと、脱線していてもなかなか「本筋に戻しましょう」と言いづらいことがあるかと思いますが、ファシリテーションができると、特定のところまででそれ以上の脱線を防いでくれます。
もちろん話を広げることも大事な場面があるので、塩梅が難しい場合もあります。
企画やアイデア出しの場合だと議論の拡張と本筋へ引き戻すという双方向の議論をさせることで、色々な可能性を探ることができます。
最終的に総意を形成し、決定事項を明確に定義・整理してくれる。
一番大事な決定事項なのですが、なんとなくでしか話がまとまらない事もあるかと思います。
ファシリテーションが成された打ち合わせ・MTGでは、決定したことはもちろん、次のアクションや個々の役割なども具体的に整理してくれます。
打ち合わせ・ミーティングは進行の中の一部で、次に何かを進めるために行われることがほとんどです。
なので、全員の総意を整理して、決定させたことから次に「誰が」「いつまでに」「何をしなければならないのか」までをファシリテーションを行い、明確にすることでプロジェクト全体の進行スピードを上げることができるのです。
ファシリテーションが求められる理由
日本国内では、昔から上司、上長、クライアントの立場や発言権が強すぎることで、部下や下請け会社などが、リスクを分かってたり、より良いアイデアがある場合でも意見が出しにくい状況が多くありました。
議論した後も、明確な答えは出さずになんとなくな方向・方針でという感じで、うやむやに決まってしまい、
共通意識が持てないまま進められることもありました。
その多くは「見栄」から来ていると考えられます。
「恥をかきたくない」「責任を取りたくない」「自分の意見で失敗したくない」等そのようなマインドから行われる打ち合わせ・ミーティングでは、不明瞭なままで進められることが多いのです。
ファシリテーターは感情的な側面も持つことも大事ですが、基本的には事実や理論にフォーカスして、打ち合わせ・ミーティングを進めるので、ネガティブなマインドに囚われず、立場などに縛られずにファシリテーションを行うこと価値を見いだせられて、求められるのです。
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